9 خطوات لإرسال بيان صحفي ناجح ونصائح وأمثلة

يُعد البيان الصحفي أداةً فعالةً لتعزيز الوعي بالعلامة التجارية وجذب اهتمام وسائل الإعلام؛ إذ تستخدم المؤسسات هذه البيانات للإعلان عن الخدمات، والمنتجات، والفعاليات الجديدة، مما يساعدها على الوصول إلى جمهور أوسع، وبالنسبة لأولئك المهتمين بمجال التسويق أو العلاقات العامة، فإنَّ إتقان كيفية إرسال بيان صحفي احترافي، يمكن أن يكون ميزة قيِّمة. يسلط هذا المقال الضوء على أهمية البيانات الصحفية، والخطوات اللازمة لإرسالها بنجاح، إلى جانب نصائح تحقق أقصى استفادة منها لضمان وصولها إلى الصحفيين بفعالية.

تعريف البيان الصحفي

هو مستند رسمي يستخدمه أخصائيو العلاقات العامة لإبلاغ وسائل الإعلام بأخبار أو أحداث تستحق النشر، ويُعد البريد الإلكتروني الطريقة الشائعة لإرسال البيانات الصحفية، إلَّا أنَّه يُرسَل من خلال البريد العادي أو الفاكس، وغالباً ما توجَّه البيانات الصحفية إلى الصحفيين والمحررين العاملين في الصحف والمجلات ومحطات التلفزيون والإذاعة، إضافةً إلى المنصات الإعلامية الرقمية.

أهمية البيانات الصحفية

تمثل البيانات الصحفية أداةً رئيسةً في تعزيز الدعاية وزيادة الوعي بالمنتجات، والعلامات التجارية، والمؤسسات، والفعاليات المختلفة، ويُستخدم البيان الصحفي للحصول على تغطية إعلامية، مما يعزز مصداقية العلامة التجارية ويحسن صورتها لدى الجمهور، وعند اعتماد وسيلة إعلامية لبيان صحفي معيَّن، فإنَّه يحسن ظهور المؤسسة أو الحدث على الإنترنت من خلال تقنيات تحسين محركات البحث (SEO)، مما يساعد الأفراد على الوصول إلى المعلومات بسهولة، كما أنَّ البيانات الصحفية تجذب اهتمام الجمهور المستهدف، ما قد يزيد العملاء المحتملين والمبيعات للمؤسسة التي يُروَّج لها إعلامياً.

كيفية إرسال بيان صحفي بفعالية

اتَّبِع الخطوات التالية لإنشاء رسالة بريد إلكتروني احترافية ولضمان نجاح بيانك الصحفي ووصوله إلى الصحفيين المناسبين:

1. تحديد الصحفيين المناسبين

يجب تحديد الصحفيين المهتمين بموضوعك قبل إرسال بيانك الصحفي، مما يزيد فرص الحصول على تغطية إعلامية مناسبة ويوفر عليك الوقت من خلال تقليل عدد رسائل البريد الإلكتروني التي تحتاج إلى إرسالها. يمكن القيام بذلك من خلال البحث عن الصحفيين الذين كتبوا سابقاً عن موضوعات مشابهة باستخدام محركات البحث، والاطلاع على مقالاتهم السابقة، ومعرفة المؤسسات الإعلامية التي يعملون لديها، ويساعد إنشاء قائمة أو جدول بيانات بأسماء هؤلاء الصحفيين على تنظيم العملية وتحسين معدل الاستجابة.

2. جمع معلومات الاتصال

تُجمَع معلومات الاتصال المخصصة بالصحفيين بعد تحديدهم لضمان التواصل الفعال، ويمكن البدء بزيارة مواقع المؤسسات الإعلامية التي يعملون بها؛ إذ تحتوي بعض الصفحات على سير ذاتية تتضمن عناوين البريد الإلكتروني. أمّا في حال عدم العثور عليها، يمكن اللجوء إلى البحث من خلال الإنترنت باستخدام اسم الصحفي وكلمة "بريد إلكتروني"، أو البحث في منصات التواصل الاجتماعي المهنية، كما يمكن الاستفادة من قواعد البيانات الإعلامية المدفوعة للحصول على معلومات الاتصال الدقيقة.

3. إنشاء عنوان جذاب

يؤدي عنوان البريد الإلكتروني المخصص بالبيان الصحفي دوراً هاماً في جذب انتباه الصحفيين وزيادة معدلات فتح الرسائل، ونظراً للكم الهائل من الرسائل التي يتلقونها يومياً، فإنَّ صياغة عنوان واضح ومثير للاهتمام يمكن أن يساعد على تمييز بيانك الصحفي عن غيره. في ما يأتي، بعض النصائح لإنشاء عنوان فعال:

• اجعله موجزاً: يفضل ألا يتجاوز العنوان 10 كلمات لضمان الوضوح والفعالية.
• حدِّد المحتوى: استخدِم كلمات رئيسة تعبِّر بدقة عن مضمون البيان الصحفي.
• أضِف لمسة فريدة: يمكن أن يكون العنوان أكثر جاذبية إذا احتوى على عنصر إنساني، أو ركَّز على جانب مبتكر أو اتَّبَع نهجاً غير تقليدي.
• أبرِز الحصرية: إذا تضمَّن البيان الصحفي معلومات أو بيانات جديدة، أشِر إلى ذلك في العنوان لتعزيز أهميته.

4. صياغة مقدمة فعالة للرسالة الترويجية

تُعد المقدمة العنصر الأول الذي يطالع الصحفي عند قراءة البريد الإلكتروني؛ لذا، يجب أن تكون واضحة وموجزة وتعكس جوهر البيان الصحفي، ولجذب الانتباه، يُنصح بالتركيز على أهم المعلومات والإجابة على الأسئلة الجوهرية:

• ما هو موضوع البيان الصحفي؟
• ما الفكرة الرئيسة للبيان الصحفي؟
• متى وقع الحدث أو متى سيحدث؟
• لماذا يُعد هذا الخبر هاماً؟
• ما التأثير المحتمل لهذا الإعلان؟

5. كتابة متن الرسالة الترويجية

تعد كتابة متن الرسالة الإلكترونية الخطوة التالية، والذي يجب أن يكون غنياً بالمعلومات ومرتباً لتسهل قراءته، وينصح بترتيب الأفكار وفقاً للأهمية، بحيث يبدأ النص بأكثر التفاصيل جدارةً بالنشر، ثم يتوسع لاحقاً في المعلومات الأخرى، مثل الأماكن والتواريخ ذات الصلة، ولضمان اهتمام الصحفيين بقراءة النص بالكامل، يُفضل ألا يتجاوز طول الرسالة 150 كلمة.

6. إدراج البيان الصحفي

بعد الانتهاء من كتابة متن الرسالة الإلكترونية، يُفضل إدراج البيان الصحفي بالكامل بعد فاصل أسطر، بدلاً من إرفاقه بوصفه ملفاً منفصلاً، ويساعد هذا الأسلوب الصحفيين على الاطلاع على البيان فوراً دون الحاجة إلى تحميله، مما يزيد فرص قراءته والتفاعل معه.

7. تقديم معلومات الاتصال

يجب إدراج معلومات الاتصال في نهاية البريد الإلكتروني، بما في ذلك الاسم، والبريد الإلكتروني، ورقم الهاتف، بالإضافة إلى أية حسابات مهنية على وسائل التواصل الاجتماعي، ويتيح ذلك للصحفيين إمكانية الوصول بسهولة في حال الحاجة إلى استفسارات إضافية أو ترتيب مقابلات.

8. اختيار التوقيت المناسب لإرسال البريد الإلكتروني

يؤدي توقيت إرسال البيان الصحفي دوراً حاسماً في احتمالية قراءته من قبل الصحفيين، ويُفضل إرسال البريد الإلكتروني في منتصف الصباح، بعد أن يكون الصحفيون قد انتهوا من مراجعة الرسائل الواردة من اليوم السابق وقبل أن تبدأ رسائل جديدة بالتراكم. كما يُنصح باختيار منتصف الأسبوع؛ إذ تكون صناديق البريد الإلكتروني أقل ازدحاماً مقارنةً بيومي الاثنين والجمعة، مما يزيد فرص فتح البيان وقراءته؛ لذا، استخدِم برنامج جدولة البريد الإلكتروني الذي يسمح لك باختيار التاريخ والوقت الذي ترغب في إرسال بريدك الإلكتروني فيه للبقاء منظماً، وتوفير الوقت، وزيادة كفاءتك، وابحث عن برامج جدولة البريد الإلكتروني المختلفة لتحديد الأنسب لك.

9. متابعة البيان الصحفي

يُنصَح لضمان استجابة أفضل بالمتابعة مع الصحفيين بعد بضعة أيام من إرسال البيان، ويمكن إرسال رسالة تذكيرية للتحقق مما إذا كانوا قد تلقوا البيان، أو إرساله بصياغة جديدة تُبرز زاوية مختلفة للخبر، ويُفضَّل تقديم تفاصيل إضافية أو معلومات جديدة لتعزيز الاهتمام وزيادة احتمالية تغطية القصة إعلامياً.

نصائح لإرسال بيان صحفي احترافي

إليك بعض النصائح الإضافية لمساعدتك على إنشاء وإرسال رسالة بريد إلكتروني احترافية لبيانك الصحفي:

1. انتبِه للتفاصيل

تأكَّد من صحة جميع المعلومات الواردة في البيان الصحفي، خصيصاً التفاصيل الهامة، مثل التواريخ، والإحصائيات، وأسماء العلامات التجارية، ويُفضل أيضاً أن يراجعه زميل أو شخص ذو خبرة لضمان دقة المحتوى قبل الإرسال.

2. ركِّز على أهم المعلومات

احرص على أن تكون رسالتك موجزة ومباشرة، وركِّز على المعلومات الجوهرية فقط، ويسهل ذلك على الصحفيين قراءتها ويزيد من احتمالية التفاعل معها.

3. استخدِم لغة بسيطة

تجنَّب العبارات المعقدة واستخدِم لغة بسيطة وسهلة الفهم، ويفضل الصحفيون الرسائل التي تعرض المعلومات بأسلوب مباشر، مما يساعدهم على تقييم مدى ملاءمة القصة للتغطية الإعلامية بسرعة.

4. تأكَّد من جدارة الموضوع للنشر

تأكد من أنَّ الموضوع يستحق التغطية الإعلامية بالفعل قبل إعداد البيان الصحفي، بالتالي يبحث الصحفيون عن أخبار مثيرة وذات قيمة للجمهور؛ لذا، فإنَّ تقديم قصة قوية وجذابة يزيد احتمالية نشرها.

مثال عن رسالة بريد إلكتروني ترويجية

إليك مثالاً عن رسالة بريد إلكتروني ترويجية مكتوبة جيداً يمكنك استخدامها بوصفها قالباً عند إرسال البيانات الصحفية في المستقبل:

المثال الأول

سطر الموضوع: قراصنة الشرفات يستهدفون ثلث غرب لانفيل (West Lanville)، وفقاً لمسح جديد

مرحباً سينثيا.

هل تعلم أنَّ 36% من سكان غرب لانفيل، تعرضوا لسرقة الطرود خلال العام الماضي؟ ونتوقع أن يرتفع هذا العدد مع اقتراب موسم الأعياد.

أجرى استطلاع حديث أعدته شركة "دي آند آي أناليتكس" (D&A Analytics) سأل 1500 شخص يعيشون في منطقة غرب لانفيل عمَّا إذا كانوا قد تأثروا بسرقة الطرود في الأشهر الـ 12 الماضية.

تظهر النتائج أنَّه بينما يخطط 90% من السكان لطلب هدية واحدة على الأقل عن طريق الإنترنت، فإنَّ 62% منهم قلقون بشأن سرقة الطرود، وقد ركَّب 53% من السكان نظام مراقبة بوصفه إجراء احترازي لمراقبة شرفاتهم بحثاً عن أي نشاط سرقة محتمل.

لقد أدرجت بياناً صحفياً يتضمن النتائج الكاملة لهذه الدراسة أدناه:

[أدخل البيان الصحفي]

الرجاء إعلامي إذا كنتِ مهتمة بتغطية هذه القصة على شبكتك الإعلامية، ويمكن الاتصال بي من خلال البريد الإلكتروني أو الهاتف على الرقم 789-987-7789 لمناقشة التفاصيل أكثر، أتطلَّع إلى تلقي رد منك.

مع خالص التقدير.

"كيفين غوتو" (Kevin Gotto)

كبير محللي البيانات.

شركة "دي آند آي أناليتكس".

المثال الثاني

سطر الموضوع: دراسة جديدة تكشف: لماذا تفقد 40% من الشركات العربية العملاء بسبب التسويق غير الملائم؟

مرحباً [اسم المحرر/الصحفي أو "فريق التحرير"].

هل تعلم أنَّ 40% من الشركات في منطقتنا العربية، قد تفقد عملاءها بسبب استراتيجيات تسويقية لم تعد تتناسب مع توقعات المستهلك المتغيرة؟ يدق هذا الرقم المقلق ناقوس الخطر بما يتعلق بالحاجة الملحة إلى إعادة تقييم النهج التسويقي التقليدي.

أجرى "مركز الأبحاث التسويقية العربي" دراسة استقصائية شاملة شملت 1000 مدير تسويق وصاحب عمل في مختلف القطاعات بالشرق الأوسط وشمال إفريقيا، بهدف فهم التحديات التي تواجههم في الاحتفاظ بالعملاء في بيئة رقمية سريعة التطور.

تُظهر النتائج أنَّ 65% من الشركات لا تزال تعتمد على الإعلانات التقليدية، بينما يشير 75% من المستهلكين إلى أنَّهم يفضلون المحتوى التفاعلي والتجارب المخصصة، كما كشفت الدراسة أنَّ 50% من الشركات لا تستثمر بما يكفي في تحليل بيانات العملاء لفهم سلوكهم وتفضيلاتهم المتغيرة.

لقد أرفقت بياناً صحفياً يتضمن النتائج الكاملة لهذه الدراسة الهامة أدناه:

[البيان الصحفي هنا]

الرجاء إعلامي إذا كنت مهتماً بتغطية هذه القضية المحورية في مجال التسويق على شبكتك الإعلامية المرموقة، ويمكن التواصل معي من خلال البريد الإلكتروني أو الهاتف على [369-369-369] لمناقشة التفاصيل بعمق. أتطلَّع إلى تلقي رد منك قريباً.

مع خالص التقدير.

محمد سالم.

كبير محللي البيانات.

مركز الأبحاث التسويقية العربي.

في الختام

يمثّل البيان الصحفي أداةً قويةً لتعزيز الوعي بالعلامة التجارية والتواصل مع وسائل الإعلام، إلَّا أنَّ نجاحه يعتمد على التخطيط الجيد والتنفيذ الصحيح، وباتباع الخطوات الأساسية لإنشاء وإرسال بيان صحفي، يمكن تحقيق أقصى تأثير وضمان وصول الرسالة إلى الجمهور المستهدف بفاعلية؛ إذ يظلّ البيان الصحفي وسيلةً فعالةً للترويج للأحداث والمبادرات الجديدة في عالم الإعلام المتغير، مما يساعد العلامات التجارية والمؤسسات على بناء حضور قوي في السوق.